Quy trình tổ chức sự kiện là câu chuyện nan giải mà nhiều cá nhân – tổ chức quan tâm đến, nhất là những bạn trẻ mới bắt đầu tổ chức một sự kiện nào đó. Hôm nay Mận Đỏ sẽ chia sẻ cách tổ chức sự kiện đơn giản, dễ hiểu và đầy đủ.
Quy trình tổ chức sự kiện đơn giản
Quy trình tổ chức sự kiện đơn giản được hiểu là việc lập kế hoạch cho các việc cần làm của sự kiện. Đưa ra kế hoạch một cách cụ thể từ khâu nội dung, khâu truyền thông, khâu hậu cần. Ba khâu này cần đến các bước như sau:
Xác định thông tin của sự kiện
Bước 1: Bước đầu tiên đó là tiến hành nghiên cứu và xác định các thông tin cơ bản nhất của sự kiện sắp diễn ra. Tất cả các loại hình sự kiện từ khai trương, ra mắt sản phẩm, khởi công, đám cưới, sinh nhật,… đều cần xác định các nội dung: Chủ đề của sự kiện, mục tiêu của sự kiện, thông điệp của sự kiện, ngân sách dự toán phải chi cho sự kiện, đối tượng tham gia – số lượng khách mời, thời gian – địa điểm tổ chức, điểm mới – lạ – độc đáo của sự kiện.
Chọn ra được chủ đề cho sự kiện
Bước 2: Bước thứ hai đó là chốt được chủ đề chính của sự kiện. Chủ đề chính của sự kiện chính là ý tưởng chính xuyên suốt cho sự kiện, là cái gốc rễ và nòng cốt cho tất cả các hoạt động liên quan có trong sự kiện. Chính ý tưởng này là yếu tố quan trọng quyết định sự kiện có thành công hay không, có truyền đạt được thông điệp muốn truyền tải đến khán giả hay không.
Tiến hành tổ chức sự kiện
Bước 3: Bước thứ ba của quy trình tổ chức sự kiện đó là phác thảo ý tưởng thành các công việc cụ thể bao gồm:
- Địa điểm diễn ra sự kiện
- Thời gian sự kiện bắt đầu và kết thúc
- Xây dựng nội dung chương trình bằng kịch bản cụ thể
- Xây dựng hình ảnh truyền thông như: poster, hình ảnh quảng bá, video,…
- Dự trù kinh phí cho sự kiện, kêu gọi nhà tài trợ
- Đề ra hướng giải quyết cho các sự cố (nếu có) như: Âm thanh, hình ảnh, khách mời,…
Theo dõi sự kiện và truyền thông sự kiện
Bước 4: Bước thứ tư của quy trình tổ chức sự kiện đó là tiến hành kế hoạch đã chuẩn bị từ ba bước trên. Khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức phải cố gắng đi theo đúng kịch bản được định sẵn và hạn chế thấp nhất các rủi ro phát sinh.
Thực hiện hợp đồng với nhà tài trợ sự kiện
Bước 5: Bước cuối cùng của quy trình tổ chức sự kiện đó là trả quyền lợi đã thỏa thuận cho nhà tài trợ và lấy ý kiến khách mời tham dự. Từ việc lấy ý kiến khách mời để tìm ra các lỗi sai, từ đó rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sự kiện tiếp theo.
Quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật
Sau đây Mận Đỏ sẽ đưa ra ví dụ về quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật để bạn hình dung rõ hơn về các việc cần làm.
Chúng ta cùng đến với các bước của tổ chức tiệc sinh nhật:
Nội dung sự kiện
Bước đầu tiên sinh nhật là nghiên cứu về các nội dung. Chủ đề của sự kiện, mục tiêu của sự kiện, thông điệp của sự kiện. Quan trọng không kém là ngân sách dự toán phải chi cho sự kiện. Ban tổ chức phải chốt được đối tượng tham gia – số lượng khách mời. Sau đó mới bắt đầu chọn thời gian – địa điểm tổ chức, điểm mới – lạ – độc đáo của sự kiện. Bước nghiên cứu này giúp chúng ta định hình được việc cần làm của một bữa tiệc sinh nhật.
Chọn chủ đề cho sự kiện
Bước thứ hai là xác định chủ đề. Ví dụ: Chủ đề của sự kiện này là sinh nhật của bạn A. Màu sắc chủ đạo là màu vàng, với thông điệp cảm ơn những người bạn đã đến tha gia.
Liệt kê chi tiết các bước tổ chức sự kiện
Bước thứ ba là xác định được các nội dung:
- Địa điểm diễn ra sự kiện: Tại nhà hàng, tại nhà, tại công ty…
- Thời gian diễn ra sự kiện sinh nhật: 11h trưa đến 3h chiều hoặc 7h tối đến 21h tối.
- Nội dung của sự kiện sinh nhật là toàn bộ những gì diễn ra trong bữa tiệc sinh nhật. Bao gồm: Văn nghệ, đón khách, tặng quà, cắt bánh kem, ăn uống,…
- Xây dựng hình ảnh: Vé khách mời, hình đăng facebook, hình lưu niệm,…
- Dự trù tất cả kinh phí cho sự kiện sinh nhật này là 30 triệu.
- Rủi ro có thể xảy ra: Khách mời không tham dự, văn nghệ bị lỗi âm thanh,…
Hướng giải quyết là: Nhắc nhở khách mời trước 2 đến 3 ngày. Có thể nhiều người quá bận rộn nên họ dễ quên. Vì vậy bạn nên nhắc khách mời thời gian và địa điểm tổ chức. Nếu âm thanh bị lỗi thì chuẩn bị thêm loa cá nhân nhỏ và mic. Chuẩn bị thêm 1 số vật dụng kèm để là rủi ro về mức thấp nhất.
Quy trình tổ chức sự kiện tưởng chừng như đơn giản nhưng lại rất phức tạp. Khi bắt tay vào làm thì mới nảy ra nhiều sinh vấn đề. Khi quyết định tổ chức một sự kiện nào đó bạn nên lên kế hoạch trước. Nếu được hãy chạy thử chương trình cho các sự kiện lớn nhé!
