Bạn đang nhận công việc tổ chức lễ khai trương và cần biết quy trình tổ chức lễ khai trương. Dưới đây là nội dung ngắn gọn về quy trình tổ chức lễ khai trương.
Lễ khai trương là buổi lễ quan trọng của mọi doanh nghiệp. Buổi lễ khai trương với ý nghĩa quảng bá thương hiệu. Ngoài ra còn giúp gây ấn tượng với khách hàng, đối tác kinh doanh. Vì vậy quy trình tổ chức khai trương cần được lên kế hoạch chuẩn bị từ rất lâu. Dưới đây là truy trình tổ chức khai trương
Chuẩn bị tổ chức khai trương
Đối với mọi buổi lễ dù có ngắn tới 30 phút hay một tiếng. Thì thời gian chuẩn vẫn mất cả một quá trình. Để có một buổi lễ khai trương thành công bạn không thể bỏ qua các bước chuẩn bị dưới đây.
Lên ý tưởng tổ chức khai trương
Mọi buổi lễ khai trương đều muốn gây ấn tượng với khách mời. Vì vậy ý tưởng cho lễ khai trương cần được xem là việc làm đầu tiên. Dựa trên sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Và số người tham dự buổi lễ khai trương để lên ý tưởng tổ chức. Công đoạn này mất rất nhiều thời gian vì mang tính sáng tạo. Hơn thế bạn cần được thống nhất ý kiến từ bên khách hàng doanh nghiệp.
Để lên được ý tưởng nhanh và hiệu quả, trước hết bạn cần nắm rõ yêu cầu của khách hàng. Bạn là người lên ý tưởng, nên tranh thủ làm việc trực tiếp với khách hàng. Sẽ khó khăn hơn nếu bạn làm việc qua khâu trung gian. Mọi yêu cầu của khách hàng có thể sẽ bị sai lệch trong lúc truyền thông tin.
Lên kế hoạch tổ chức chi tiết
Sau khi lên được ý tưởng tổ chức buổi lễ khai trương. Bạn cần cho khách hàng biết bạn sẽ làm những gì và làm như thế nào trong buổi lễ.
Mọi kế hoạch và ý tưởng bạn đưa ra cần được sự thống nhất sau cùng của khách hàng. Tránh việc mất công làm đi làm lại nhiều lần vì khách không ưng ý. Bạn hãy hỏi ý kiến khách hàng thật kỹ trước khi bắt tay vào làm việc.
Chuẩn bị nội dung tổ chức khai trương
Phần chuẩn bị nội dung cho sự kiện phải làm trước phần truyền thông và hậu cần. Vì chỉ khi có nội dung, đội truyền thông mới có thể làm việc tốt được.
Nội dung của buổi lễ sẽ bao gồm. Ý tưởng thiết kế banner, nội dung đăng trên các kênh truyền thông. Nội dung gửi khách mời, và các đối tượng khách hàng doanh nghiệp nhắm đến. Lời dẫn chương trình cho MC trong buổi lễ. Nội dung phát biểu của lãnh đạo doanh nghiệp…
Truyền thông cho chương trình khai trương
Phần truyền thông sẽ có 3 bước. Truyền thông trước sự kiện, truyền thông trong sự kiện và truyền thông sau sự kiện. Trước khi tổ chức lễ khai trương bạn cần cho nhiều người biết đến. Bằng mọi cách bạn hãy truyền tải thông tin hay nhất và tốt nhất tới đối tượng mục tiêu. Bao gồm các việc như: Đăng thông tin trên page, website, báo chí. Làm một số clip trên các phương tiện truyền thông khác.
Treo banner quảng cáo, phát tờ rơi, treo poster. Với mọi hình thức bạn phải làm cho nhiều khách hàng mục tiêu biết tới doanh nghiệp.
Chuẩn bị hậu cần Khai trương
Chuẩn bị hậu cần tức là chuẩn bị mọi thứ diễn ra và liên quan đến lễ khai trương. Những công việc của hậu cần như là, làm sân khấu, trang trí cổng chào. Sắp xếp chỗ ngồi, chuẩn bị bàn ghế, chuẩn bị quà bánh. Chuẩn bị văn nghệ, lễ tân đón tiếp. Chuẩn bị nước uống, chuẩn bị bảo vệ… Mọi vấn đề liên quan đến vật chất đều được ban hậu cần chuẩn bị. Phần hậu cần sẽ có 3 phần, chuẩn bị vật chất trước sự kiện, hỗ trợ chạy sự kiện, dọn dẹp sau sự kiện.
Chuẩn bị nhân lực
Sau khi chuẩn bị mọi thứ xong bạn cần phân chia nhân lực để hoạt động tốt cho buổi lễ khai trương. Nhân lực là thứ cần nhất để làm nên một sự kiện tốt. Dư nhân lực thì không sao, nhưng thiếu nhân lực mọi việc khó suôn sẻ. Vì vậy việc chuẩn bị nhân lực cũng là một khâu quan trọng. Thường trong mỗi sự kiện, nhóm hậu cần là nhóm đông nhất.
Các thành phần chính trong chương trình khai trương
Khi chương trình khai trương bắt đầu diễn ra. Bạn cần điều khiển nó đúng với thời gian và trình tự kịch bản mà bạn sắp sếp. Để tổ chức khai trương thành công cần có một kịch bản hợp lý. Bạn có thể tham khảo kịch bản rút gọn dưới dây.
– Đón tiếp khách mời
– Ổn định khách mời
– Múa lân để bắt đầu buổi lễ
– Giới thiệu đại biểu và khách mời tham gia
– Phát biểu của đại diện doanh nghiệp
– Văn nghệ chào mừng
– Trình chiếu clip quảng bá thương hiệu
– Tiến hành nghi thức khai trương cắt băng khánh thành.
– Mời khách mời dùng tiệc nếu có
– Dẫn khách mời tham quan doanh nghiệp hay sản phẩm.
– Lễ tân tiễn khách và tặng quà nếu có.
Với quy trình tổ chức khai trương trên của nhà hàng Maison Mận-Đỏ. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ tổ chức khai trương thành công.
