Những sai lầm khi tổ chức sự kiện

Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nhỏ hay lớn, các rủi ro vẫn luôn rình rậm. Mọi rủi ro cho sự kiện có thể tới từ mọi yếu tố khác nhau, có những yếu tố mà bạn không ngờ đến. Chỉ có khi xảy ra rủi ro rồi ta mới rút ra được kinh nghiệm, nhưng tới lúc đó sự kiện của bạn đã không thành công rồi. Để tránh bị phàn nàn từ khách hàng và sếp, bạn nên lên kế hoạch chi tiết về các rủi ro và phương án giải quyết nó. Dưới đây là những yếu tố gây ra rủi cho sự kiện.

1. Yếu tố thời gian

Yếu tố thời gian là thời gian tổ chức sự kiện liên quan đến những gì, bạn phải liệt kê ra và tính trước rủi ro. Thời gian tổ chức trùng với ngày lễ: khi sự kiện tổ chức trùng với ngày lễ sẽ mang lại những rủi ro như sau: người tới tham gia ít, truyền thông không hiệu quả vì dư luận đang tập trung vào sự kiện lớn. Phóng viên báo đài bận làm tin cho lễ lớn nên có thể bỏ qua sự kiện của bạn. Các vị lãnh đạo, khách mời có thể lên kế hoạch nghỉ lễ.

2. Yếu tố không gian

Yếu tố không gian là nói về địa điểm tổ chức sự kiện: tại địa điểm tổ chức của bạn có phải là khu vực trung tâm, có dễ di chuyển hay thường xuyên kẹt xe. Ở gần nơi bạn tổ chức sự kiện có bãi giữ xe lớn không, khi gửi xe ở đó có khó khăn và giá cả như thế nào… Những vấn đề này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khách mời và người tham gia sự kiện.

3. Yếu tố thời tiết

Nếu bạn tổ chức sự kiện vào đúng ngày mưa hay ngày nắng gắt, những vật dụng và cách giải pháp cho vấn đề này là gì. Vấn đề thời tiết là điều khó giải quyết nhất vì vậy bạn nên xem trước dự báo thời tiết để chọn ngày tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu trước sự kiện mấy ngày, bạn có thông báo bất ngờ đúng ngày tổ chức có mưa giông hay bão, nên hoãn lại sự kiện càng sớm, và thông báo nhanh tới tất cả khách mời và người tham gia.

4. Yếu tố con người

Yếu tố con người gồm có: Người tham gia sự kiện: người tham gia sự kiện tới ít hơn dự tính thì phải làm sao? Người tham gia gây náo loạn, hay có đặt câu hỏi nhạy cảm. Trong sự kiện lớn phải luôn nhắc nhở tất cả người tham gia giữ gìn trật tự và bảo vệ em nhỏ tránh để lạc hay bị bắt cóc trong sự kiện đông người. Để làm được điều này, đội ngũ an ninh của sự kiện cần phải hùng hậu và làm việc hiệu quả.

Khách mời: khách mời là người rất quan trọng cho sự kiện, để tránh những việc như đi muộn, rủi ro về trang phục, phát ngôn. Bạn cần chuẩn bị kỹ và cần một người chu đáo chăm sóc khách mời, đưa đón họ đi đúng giờ.

5. Yếu tố thiết bị kỹ thuật

Các yếu tố liên quan đến máy móc hỗ trợ cho sự kiện đều gọi chung là yếu tố kỹ thuật. Vấn đề muôn thuở luôn xảy ra rủi ro là âm thanh và ánh sáng. Kể cả những lễ hội âm nhạc lớn nhưng vẫn mắc rủi ro về âm thanh thì sự kiện của bạn càng không thể chủ quan. Các thiết bị kỹ thuật bạn cần liệt kê ra và giao cho đội ngũ chuyên nghiệp chuẩn bị chu đáo, tránh mất, thiếu.

6. Yếu tố nhân sự

Làm việc trong một tổ chức, yếu tố nhân lực luôn luôn là điểm mấu chốt làm nên sự khác biệt của mỗi công ty tổ chức sự kiện. Nhân lực phải được đào tạo tốt, có tính đoàn kết và trách nhiệm cao. Đòi hỏi tất cả nhân lực phải tập trung cao độ trong thời tổ chức sự kiện.

Trên đây là những yếu tố có thể mang lại rủi ro gây ra sai lầm khi tổ chức sự kiện. Tùy vào mỗi sự kiện, bạn nên liệt kê ra từng thành phần nhỏ trong từ yếu tố trên, có thể sớm phát hiện ra vấn đề và ngăn chặn trước khi diễn ra sự kiện.